Como realizar a distribuição automática de clientes através das Regras?

Olá SenseUser, tudo bem?

Para automatizar ações no Sensedata você pode utilizar uma funcionalidade chamada Regras.

Para que servem as Regras?

As regras são criadas para afetar determinado grupo de clientes (que podem ser escolhidos e validados previamente), e disparar uma ação para afetá-los. Essas ações englobam o envio de e-mails, disparo de alertas, criação de playbooks, dentre outras.

Hoje, focaremos na explicação de como criar uma ação para realizar a distribuição automática dos clientes da carteira.

Localizando a Funcionalidade

Acesse o menu de configurações > clique em Regras > clique em Criar Regra.

Criação da Regra - Etapa 1

Dê um nome para a regra, mas lembre-se de nomeá-la de uma forma que irá facilitar a sua localização futuramente.

Na sequência, informe se a regra ficará ativa ou inativa (as regras inativas não serão disparadas automaticamente no calc), selecione a pasta em que a regra deve ser criada e, por fim, informe se a regra deve olhar para clientes ou contatos.

Criação da Regra – Etapa 2

Nessa etapa, você poderá informar quais condições irão afetar os clientes que devem ser impactados.

Vamos supor que a Amanda Oliveira (que era CS de alguns clientes) saiu da empresa, e por conta disso você precisar criar uma regra que faça de forma automática a distribuição dos clientes dela para outros CS’s. Para afetar esses clientes, basta utilizar a condição exemplificada no print acima.

Criação da Regra – Etapa 3

Nessa etapa, você irá definir o agendamento e recorrência da regra.

Data de Início: você pode definir o dia que essa regra deverá começar a ser executada. Caso não defina, esse campo será automaticamente preenchido com a data em que a regra foi criada.

Executar Regra: você irá escolher a recorrência (se ela será disparada 1 única vez, todos os dias, todo último dia do mês, dentre outras).

Parar Execução: você pode definir se a execução da regra NUNCA será pausada, se será pausada APÓS uma quantidade de ocorrências, ou se será pausada em uma DATA específica.

Atingir novamente o mesmo cliente: você pode definir com qual frequência essa regra atingirá os clientes afetados pelas condições:

- Ao escolher SEMPRE, os clientes afetados pelas condições serão atingidos todas as vezes que a regra for executada.

- Ao escolher NUNCA, os clientes afetados pelas condições só serão atingidos na primeira vez que a regra for executada, e depois disso, nunca mais serão atingidos.

- Ao escolher A CADA INTERVALO DE X DIAS, os clientes afetados pelas condições serão atingidos novamente pela regra dentro do intervalo de tempo escolhido. Exemplo: Se desejar afetar o cliente XPTO a cada intervalo de 30 dias, basta configurar da forma abaixo:

Criação da Regra – Etapa 4

Nessa etapa basta escolher a ação que será realizada (nesse caso a ação é Distribuição Automática).

Vamos supor que você possui três analistas de CS:

A: 5 clientes

B: 10 clientes

C: 15 clientes

Se você quiser fazer a distribuição tendo como base a quantidade de clientes, a distribuição será feita para atingir o equilíbrio entre os três analistas.

Dessa forma o analista A receberá todos os novos clientes até atingir a marca de 10 clientes. Depois disso, os analistas A e B vão receber um cliente cada até que todos alcancem 15 clientes.

A partir disso, cada um dos três analistas receberá um novo cliente.

Lembrando também que você pode escolher quantas e quem são as pessoas que vão participar dessa distribuição. Isso quer dizer que você consegue fazer várias segmentações de clientes conforme desejar (para selecioná-los, basta clicar sobre o nome deles, e clicar na seta simples “>” que automaticamente eles irão para o campo da direita.

Outra forma de realizar essa distribuição é com base no MRR da carteira de cada usuário que está configurado nessa ação. A lógica é a mesma da distribuição com base em quantidade de clientes na carteira, ou seja, os analistas que possuem menor MRR irá receber mais clientes até equilibrar com os demais analistas.

Obs.: É possível limitar a quantidade de clientes e o MRR na carteira, e é possível transferir as tarefas em aberto desses clientes para os novos CS’s.

Ao finalizar a 4ª etapa, basta clicar em Criar Regra.

Obs.: caso a sua regra ainda precise de ajustes, é recomendado salvar a regra com status Inativo e só ativá-la quando estiver 100% configurada. Isso evita que a regra seja disparada automaticamente no calc antes de estar pronta.

Se precisar de algum apoio na criação da regra, entre em contato com o suporte através do e-mail suporte@sensedata.com.br