Como criar e configurar um Playbook de Onboarding

Olá, SenseUser! Certamente a sua empresa possui processos definidos para determinadas situações, certo? Digo, quando uma situação acontece é preciso executar uma série de ações pré-determinadas.

Você sabia que é possível trazer esses processos para dentro do SenseData? É possível reproduzi-los em formato de playbooks, que são precisamente um conjunto de ações que devem ser executadas a partir de um gatilho.

No SenseData existem os playbooks simples e os playbooks de onboarding. Neste conteúdo irei lhe ensinar a criar e configurar um playbook de onboarding.

Para acessar a área de playbooks, basta ir ao Menu > Configurações > Atividades > selecionar Onboarding Playbooks e depois Criar Playbook:

Lembrando que se essa área não estiver aparecendo no seu menu é porque o seu perfil não tem permissão para acessá-la, portanto, é preciso solicitar ao seu gestor.

Ao clicar em Criar Playbook você encontrará a seguinte tela:

Veja como preencher cada campo:

Nome: Nome de como aparecerá o playbook na visão de tarefas dentro do SenseData.

Status: Ativo ou Inativo para determinar se o playbook está pronto para execução.

Grupo: Nome da etapa que pode contar várias tarefas. Exemplo: Semana 1 ou dia 1

Tipo: Tipo da atividade. Exemplo: Reunião, tarefa, ligação.

Descrição: Nome da atividade.

Responsável: Responsável pela tarefa. Exemplo: CS, CSM, IS ou um usuário específico.

Obs.: Você pode definir separadamente o responsável pelo playbook e o responsável por cada tarefa dentro do playbook.

Categoria: Categorizar a atividade, por exemplo: concluída com sucesso.

Dias (após início): Determina qual é a data de início da atividade, a partir da data de criação do playbook. Exemplo: 0 dias quer dizer que a atividade começa no mesmo dia do lançamento do playbook.

Duração (Dias): Determina qual é a data de previsão de conclusão, a partir da data de início da atividade. Exemplo: Duração de 4 dias para uma atividade que começou 01/05/2021, então a previsão de conclusão será 05/05/2021.

Hora de início e hora de fim: muito utilizado em tarefas de reunião com o cliente, informa qual deve ser o horário de início e de fim da tarefa.

Horas utilizadas: quantidade de tempo em horas investidos na realização da tarefa (atenção para converter corretamente os minutos em horas).

Adicionar instruções: Geralmente lembretes, dicas, passo a passo e boas práticas que auxiliam na execução da atividade. Para entender melhor, confira este artigo.

Adicionar checklist: Você pode adicionar uma lista de checklist que auxilia na execução da atividade (só está disponível no onboarding).

Adicionar notas: espaço para adicionar anotações em geral sobre a atividade.

Ao finalizar a configuração do seu playbook, clicando em Criar playbook no fim da página, já é possível aplicá-lo nos clientes. Basta acessar aba de Onboarding na visão minha carteira e selecionar Adicionar Playbook:

O próximo passo será preencher os campos do modal:

Selecione o cliente, o playbook que foi criado, o responsável e finalize clicando em Adicionar Playbook.

BÔNUS: É possível automatizar o disparo de playbooks a partir de regras! Afinal, se você já possui processos mapeados, por que não os automatizar dentro do SenseData? Confira o nosso artigo completo sobre regras aqui.

Qualquer dúvida, entre em contato com o suporte (suporte@sensedata.com.br).